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ざっくりとファミコン世代あたりを対象にしたスーパーメンズウェブマガジンの決定版をまったり目指す桜田であった。

【ビジネストーク術】相手に話をわかりやすく伝えるために実践すべき5つのこと【報告連絡相談】

 

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こんばんは。要点抽出の鬼こと、桜田陣平です。

当記事のテーマは「報告連絡相談をスマートに行うための方法」についてです。

 

「話の前置きが長い」「何が伝えたいのかわからない」「このコミュ障が!」といったドイヒーな言葉を他人から投げつけられた経験があるお友達が対象です。

 

傷つけられたままで終わるのは漢じゃないぜ!いざリベンジ!

実践すべき5つのこと

 

 

1.冒頭結論

 

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冒頭に結論を述べる癖をつけましょう。

まず口を開くや否や結論を述べます。

何が何でも結論から入ります。

 

「何故この話をするかと言うと」不要。

「ご指摘を受けたことを自分なりに考えたのですが」不要。

AメロもBメロも不要。いきなりサビ。

 

血も涙もない人間と思われるくらいの勢いで、即結論を提示せよ!

 

2.要点の数を宣言

 

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冒頭結論に成功したら、すぐに要点の数を宣言します。

話の全体像、そのボリュームを伝えましょう。

 

これは全校集会時の校長先生の話し方をイメージしてください。

「今日は皆さんに2つのお話をします。」みたいなね。 

 

いわゆる「もくじ的な要素」をお示しする意味合いがあります。聞き手からすると「話しの要点は2つなんだな」と気構えることができ、心のメモを書き留めやすくなるのです。

 

3.比喩は使わず具体的に

 

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話しの面白い人は比喩表現が面白いですよね。

なので面白い比喩をどしどしストックするのは良いことです。

隣人を笑わせたり、魅力溢れる会話術には必要不可欠でしょう。

 

しかし、ビジネス現場において比喩は使わない方が無難です。

意思共有を困難にさせたり、思わぬすれ違いの原因にもなりますね。

僕も良く野球に例えてしまい相手を混乱させています。

事実を正確に伝える時に比喩は一切いらないのです。

  

4.かんたんな言葉で補足する

 

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ここでいう補足とは経緯説明や結論に至った背景など。

冒頭で結論を述べたら、その結論の輪郭や付属を伝えていきましょう

 

聞き手は結論だけを受け取るのではなく、全体像を読み込みたいのです。

補足が不完全ですと「全体像はどうなっているのだろう?」と聞き手の注意力が散漫になります。

 

そして最も重大な鉄則。「かんたんな言葉」を使用すること。

シンプルに伝えることを心がけましょう。

 

5.ゼッタイ最終確認しよう

 

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聞き手に話しの趣旨が伝わったかどうかを確認することが大切です。

「以上ですが、ご不明点は?」というのは得策ではありません。

あくまでも確認作業を促すのです。

「以上ですが、ご理解いただけましたか?」これが正解。

 

話し手の話し方が悪くても、聞き手の聞き方が悪くても、すべて修正できます。

「ご不明点は?」と言うと聞き手は不明点を探します。

「ご理解いただけましたか?」と言うと聞き手は話の趣旨に焦点を絞ってくれます。

 

どうしても不明点を聞きたければ理解度を確認した後で良いでしょう。

 

5つをまとめると

 

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冒頭結論→要点のボリューム→具体的に補足→確認といった流れになります。

これは癖をつけなければ意外に難しい。

また、流れが完璧でも「かんたんな言葉」で話さなければなりません。

日本語って難しい!

 

さいごに

 

最後に例を挙げて終わりたいと思います。

シチュエーションは上司へのホウレンソウでいきましょう。

 

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【良い例】

「プロジェクトは順調に進んでいます。しかし改善すべき点を2点見つけています。1つはデザイナーチームに企画趣旨がイマイチ伝わっていないこと、もう1つはクライアントの予算が確定されず、二転三転していることです。今はこの2点の解決に取り組んでいます。何か良い案はございますでしょうか?」

 

 【ちょい悪い例】

「デザイナーチームに企画趣旨が伝わっていないこと、とは言ってもまったく伝わっていないわけではありませんけれど、不安点があることがわかってきました。それとクライアントから相談されたのですが、予算が確定できていないらしく、全体のコスト管理が難しい状態です。今のところ、この2つの問題点が改善すべき課題だと思っております。とは言っても全体的に見れば、想定の範囲内ですから概ね順調と言えるでしょう。以上ですが、ご質問はありますか?」

 

【最悪の例】

「クライアントの予算に振り回されて疲れてしまいますよ。それにデザイナーチームの人達に企画趣旨が伝わっていないように感じています。しっかり伝えなかった私にも責任があるのですが。でも汲み取ってもらえるように話はしていたんです。なので、理解してくれていると思っていたのですが、案外意思疎通できていないくて。後半に突入してFWとMFのゲームメイクに差が出てきた感じですね。連携ができていないというか。それと最初にお話した予算のことですが、一度は決まりかけていたんですよ。でも同時進行の案件があるらしく、そちらが決まらないと予算が確定しないみたいなんですよね。困りますよね。9回裏で抑えのリリーフが不在、そんな展開かと思います。今はその2点が問題点ですね。でも改善策がないわけでもないですし、想定もしていましたから大丈夫です。プロジェクト自体は良い雰囲気で進んでいます。ご不明な点があれば、その都度仰ってください。」

 

「比べてみると違いは歴然

わかりやすい話し方はスピード感、テンポ感も生み出しますね!

 

近しい人との私的な会話ならば意識せずに話しても良いでしょう。

その方が人間味がありますし、感覚的に繰り広げられるジグザグな会話は面白い。

しかし、ビジネス上のホウレンソウは面白くなくて良いんです。

わかりやすさ重視でいきましょう!

 

会話術は修行あるのみ!

 

 

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